GUIDE DE PRISE EN MAIN
Par où commencer.
Entreprise, clients et prestations, devis et factures, comptabilité, sauvegardes. Cet ordre-là, et pas un autre : c’est celui dans lequel l’application ne refuse rien.
1. Configurer votre entreprise
On commence toujours par là. Sans entreprise renseignée, une facture sort sans en-tête, sans identifiant fiscal et sans mentions légales — donc inutilisable.
Vos coordonnées et votre pays
Écran Mon entreprise. Nom, adresse, contact, logo. Puis le pays : Suisse, France, Belgique, Luxembourg ou Allemagne. Le pays fixe la devise, le format d’identifiant fiscal, la durée de conservation et les mentions obligatoires.
Le piège — Les taux et surtout les seuils fournis sont des **points de départ à vérifier**, pas une certification. Ils changent, et Ohmnia ne les met pas à jour toute seule. C’est écrit dans le fichier et dans l’interface.
La case « assujetti à la TVA »
Si vous n’êtes pas assujetti, décochez-la : aucun montant de taxe ne sera facturé, le taux est forcé à zéro, et la mention légale de non-assujettissement s’imprime automatiquement sur vos documents.
Le piège — Vos conditions générales sont modifiables, avec un modèle de départ. **Une clause ne peut pas exclure votre responsabilité en cas de faute grave ou intentionnelle** — article 100 CO en Suisse. Faites relire ce texte par un juriste : Ohmnia ne fournit qu’un point de départ.
2. Vos clients et vos prestations
Ce qu’on saisit une fois et qu’on réutilise cent fois. Cinq minutes ici en font gagner beaucoup à chaque facture.
Les clients
Écran Clients. Chaque fiche garde l’historique de ses factures : ce qui est payé, ce qui est en retard, ce qu’il vous doit au total.
Les modèles de prestations
Écran Modèles de prestations. Une désignation, un prix, une unité. Ensuite, une ligne de facture se remplit en un clic au lieu d’être retapée — et retapée, elle finit par varier d’une facture à l’autre.
Le piège — L’inventaire sert aussi de source pour les lignes : facturer un article le décrémente automatiquement. Un article absent de l’inventaire reste facturable — vous aurez seulement un avertissement, pas un refus. C’est délibéré : on ne bloque pas une facture parce qu’un stock n’est pas à jour.
3. Devis, factures, rappels
Le cœur du métier. Un devis accepté devient une facture sans qu’on retape quoi que ce soit.
Du devis à la facture
Écran Devis pour établir, puis conversion en facture d’un bouton. La numérotation est continue et unique : c’est ce que contrôle le panneau de conformité.
Le piège — Le PDF ne contient **aucune information interne** : ni vos notes de travail, ni la case « à imprimer », ni vos marges. Ce que vous voyez à l’écran et ce que reçoit le client ne sont pas la même chose, et c’est voulu.
Le suivi du temps
Écran Suivi du temps. Un chronomètre par intervention, qui se transforme ensuite en lignes de facture. C’est ce qui évite de facturer de mémoire une semaine après.
Les rappels
Depuis une facture en retard, Ohmnia produit un rappel daté. Les modèles se dupliquent : une facture récurrente se refait en quelques secondes.
4. La comptabilité, sans y passer ses soirées
Le journal, l’import bancaire et le résumé annuel. C’est la partie qu’on repousse, et celle qui coûte le plus cher quand on la repousse.
Importer un relevé bancaire
Écran Import/Export comptable. CSV ou CAMT.053. Ohmnia rapproche les mouvements de vos factures : ce qui correspond est pointé, le reste vous est présenté.
Le piège — Un import bancaire lisait autrefois la colonne **Solde** au lieu du **Montant** — bug réel, corrigé, et la leçon est restée : Ohmnia lit maintenant les en-têtes (Débit, Crédit, Montant, Solde). Vérifiez tout de même les premières lignes d’un relevé d’une banque que vous importez pour la première fois.
Les justificatifs
Chaque écriture du journal accepte une photo de justificatif. Prise au moment de l’achat, elle ne se perd pas — contrairement au ticket dans la poche.
Clôturer un exercice
Écran Audit & clôtures. Le panneau de conformité contrôle les mentions obligatoires, la continuité et l’unicité de la numérotation. Une fois l’exercice clôturé, il est verrouillé.
Le piège — Le panneau de conformité **ne certifie rien**. Il vérifie ce qu’un programme peut vérifier — des mentions présentes, des numéros qui se suivent — et rien de ce qui relève du jugement. Votre comptable reste votre comptable.
5. Protéger vos données
Tout est sur votre machine, et rien n’en sort. C’est la promesse d’Ohmnia — c’est aussi ce qui rend les sauvegardes entièrement votre affaire.
Les sauvegardes
Écran Paramètres de l’app. Sauvegardes locales horodatées avec rotation, et sauvegarde externe chiffrée en AES-256 pour ce qui sort de la machine.
Le piège — Le mot de passe d’une sauvegarde chiffrée n’est enregistré nulle part, **par choix**. Perdu, il rend la sauvegarde définitivement illisible : personne ne peut le retrouver pour vous, et c’est précisément ce qui la protège.
Travailler à plusieurs
Paramètres de l’app → Mode multi-postes. Les postes parlent alors à un serveur Nexika que vous installez vous-même, sur votre réseau. Le mode local reste le défaut : sans choix explicite, rien ne change.
Le piège — En multi-postes, quatre opérations sont refusées avec un message qui dit pourquoi : sauvegardes locales, export global, choix du logo, justificatifs. Elles écriraient sur votre poste alors que les données sont sur le serveur — et un justificatif qu’on croit rangé mais qui n’existe nulle part est pire que pas de justificatif.